2024 年 7 月 1 日，新《公司法》正式实施，其中 “五年实缴制” 引发企业合规调整浪潮。在这一背景下，代垫费用与实缴出资的界限、日常开支与出资混同的司法认定等问题，成为企业和股东关注的焦点。
 

Part.01案情回顾

案件背景：成都某装饰公司成立于 2020 年，注册资本为 100 万元，由杜某君、杜某、杜某兵三人分别持股 50%、30%、20%，这三人之间存在父子及兄弟关系。公司主要承接家装工程业务，但在经营过程中，该公司并未按照规范开设独立的对公账户。所有的工程款、材料采购款等公司经营收入，均直接进入股东个人银行账户，而员工工资、供应商货款等公司经营开支，也同样由股东个人账户进行支付。

在 2023 年，该装饰公司因拖欠某建材公司高达 90 万元的货款，被对方起诉至法院。当案件进入执行阶段时，经法院调查发现，装饰公司名下已无任何可供执行的财产。在此情况下，建材公司认为三股东的行为导致了公司财产与股东个人财产界限模糊，存在财产混同的情况，遂向法院主张要求三股东对装饰公司的债务承担连带责任。

法院审理：案件进入审理阶段后，法院依法调取了三位股东的个人账户流水记录。在对这些流水进行细致审查时发现，账户中频繁出现标注为 “工程款”“材料款” 等与公司经营相关的收支记录。然而，令人遗憾的是，这些资金往来并没有对应的合同、发票等能够证明交易真实性的有效凭证，并且公司的财务账簿也没有对这些资金往来进行任何记载。

在法律适用方面，法院依据《公司法》第 21 条关于禁止股东滥用权利损害公司利益的规定、第 23 条有关人格混同连带责任的条款以及第 217 条对于禁止公司资金以个人名义存储的要求，同时参照了最高法《全国法院民商事审判工作会议纪要》（法〔2019〕254 号）中关于 “账户混用且财务混乱即构成财产混同” 的裁判规则。

面对指控，三股东在法庭上提出抗辩，他们声称自己通过个人账户支付公司经营费用的行为，实际上属于对公司的 “实缴出资”。但他们却无法提供验资报告、股东会决议或者书面借款协议等能够证明其主张的有效证据。

判决结果：经过全面审查和深入分析，法院最终认定：三股东长期使用个人账户替代公司账户进行资金的收支操作，并且没有对这些资金往来进行规范的记账，这一系列行为使得公司财产与股东个人财产难以区分，已构成人格混同。

此外，由于股东们既未签订借款协议，也未办理验资手续，他们所主张的代垫行为本质上属于无偿占用公司资金，不能被认定为实缴出资。鉴于此，法院认为三股东不仅因未实缴注册资本需在未出资范围内承担补充责任，还因人格混同需对公司债务承担连带责任 。

Part.02新公司法下代垫费用与实缴出资的四大核心区别

1、法律性质不同：

实缴出资：股东按章程规定将财产实际交付公司（货币 / 实物 / 股权等），属于股东法定义务，直接构成公司独立财产（新《公司法》第 47 条），需经验资 + 公示程序。

代垫费用：属于股东与公司间的债权债务关系，需通过书面协议 + 独立记账明确，否则可能被认定为抽逃出资或财产混同。

2、财务处理要求不同：

实缴出资：需记载于 “实收资本” 科目，附验资报告、银行流水等证据。

代垫费用：应计入 “其他应付款”，并签订借款协议，约定利息、还款期限。

3、司法认定标准不同：

实缴出资：以验资报告、公示信息为准，股东无需自证清白。

代垫费用：股东需举证证明款项性质、用途及公司同意垫付的证据，否则承担不利后果。

4、法律责任不同：

未实缴出资：股东需在未出资范围内对公司债务承担补充责任（新《公司法》第 54 条）。

财产混同：股东丧失有限责任保护，对公司债务承担连带责任（新《公司法》第 23 条）。
 

Part.03公司日常开支与出资混同的司法认定 “六步法”

在司法实践中，对于公司日常开支与出资是否混同的认定，通常会遵循以下六个步骤：

1.审查账户使用情况：查看公司是否存在使用股东个人账户进行日常收支的情况。如果公司的资金频繁通过股东个人账户流转，且无合理的商业理由，这将是一个重要的风险信号。
2.检查财务记录完整性：检查公司的财务账簿是否对每一笔收支进行了准确、完整的记录。包括是否有相应的合同、发票、凭证等支持文件。若财务记录缺失或不规范，如本案中装饰公司未对股东个人账户的资金往来进行记载，将使得公司财产与股东个人财产难以区分。
3.分析资金流向和用途：对公司资金的流向和用途进行详细分析，判断是否存在将公司资金用于股东个人消费或其他非公司经营活动的情况。如果股东将公司资金用于购买个人房产、车辆或支付个人债务等，且未进行合理的财务处理，很可能被认定为财产混同。
4.核实资产权属关系：确认公司的资产，如房产、设备、知识产权等，是否登记在公司名下，以及实际的占有和使用情况。若公司资产登记在股东个人名下，且股东长期无偿占有使用，这也可能被视为财产混同的表现。
5.考量资金来源和性质：审查公司资金的来源，判断是否存在股东以代垫费用为名，实际将个人资金与公司资金混淆的情况。同时，对于股东代垫费用的性质，是否符合正常的商业逻辑和法律规定，也需要进行深入分析。例如股东代垫费用是否签订了明确的协议，是否约定了合理的还款方式和期限等。
6.评估公司治理结构和内部控制：评估公司的治理结构是否健全，内部控制制度是否有效执行。一个完善的公司治理结构和有效的内部控制制度能够在一定程度上防止财产混同的发生。如果公司缺乏必要的监督和制衡机制，股东容易滥用权力，导致公司财产与个人财产的界限模糊。
 

Part.04规避混同风险的 “四步走” 策略

1、严格区分资金性质股东代垫费用需签订书面借款协议，约定利息、还款期限，并在公司账簿中单独列示。避免以股东个人账户收付公司款项，确需使用的，须保留完整交易凭证并定期对账。

2、规范财务管理制度建立独立的公司银行账户，日常开支报销需附合同、发票等凭证，严禁无票报销或虚构交易。明确差旅、业务招待等费用的审批流程与标准，确保费用列支的合理性和规范性。

3、实缴出资程序合规股东需在 5 年过渡期内完成实缴，可选择货币出资或非货币资产评估作价，并办理验资及公示手续。代垫费用若需转为实缴出资，须经股东会决议、修改章程，并委托会计师事务所出具验资报告。

4、定期合规审查聘请外部审计机构核查公司财务独立性，重点关注股东与公司间的大额资金往来。对历史遗留的混同问题，可通过补签协议、调整账目、提前实缴等方式整改。
 

热点延伸：税务机关如何认定代垫费用的税务风险？根据相关规定，若代垫运输费未满足 “发票开具给购买方并转交” 的条件，可能被认定为价外费用，需缴纳增值税。同理，股东代垫费用若未规范处理，可能引发税务稽查，企业需确保代垫行为的真实性、合法性，留存完整证据链。