谈股东大会之公证

公证员在股东大会公证中的角色定位
公证员一般是应公司董事会的请求参与股东大会的。但由于公证安排的特别位置以及公证书的特别法令效力，公证员不只能够获得公司、董事的信任，一起也能够赢得股东的信任。
公证安排是代表国家行使证明权的特别的权力维护安排1.一般来讲，国家维护民事主体的权益首要经过两种途径，一是诉讼，一对错诉讼。公证对错诉讼办法中一种重要的维护民事权益的途径。它在民事主体的权益没有遭到危害时，经过证明等办法防备权益危害及胶葛的发作。现实上，公证安排为法令行为、有法令含义的现实、文书的真实性、合法性供给证明的进程便是对民事活动的真实性、合法性予以检查监督的进程。简言之，公证活动的主旨在于确保民事主体实在行使应当享有的权力，并以法令规定的办法、程序承认这种权力。正由于公证安排特别的法令位置，公证安排出具的公证书相应具有了特别的法令效力。
依据上述原因，公证安排和公证员在其供给证明等法令服务的活动中当然地具有一种超然中立的法令位置。这在股东大会公证中也不破例。公证员在股东大会公证中秉承其独立性及中立性准则，以现行有用的法令、法规为依据，平等地对待和确保公司、董事和股东的权益，然后确保法令得以施行、社会公平得以完成。公证员一起对现实担任，即公证员出具公证书的根底是客观存在或发作的现实，而不只是当事人的陈说或解说。中立、客观的角色定位抉择了公证员在股东大会中的效果。公证员经过会前检查，现场监督股东大会的全进程，对股东大会到会人数、参会股东持有的股份数额、授权托付书、每一表决事项的表决成果、会议记录、会议程序等事项进行检查监督，然后承认其合法有用性。一方面，公证员的事前检查和现场监督能够确保股东大会依照董事会预先拟定的会议议程进行，确保董事和公司的利益。由于公证书向股东及社会公众进一步证明了股东大会及其抉择的合法性、有用性，而这正是董事和公司所需要和希望的。另一方面，按既定的议程进行标明股东大会能够依照股东预先被奉告的办法举办，确保了股东的 “知情权”，一起合法的股东大会程序及有用的表决抉择亦是股东权力完成的根底。股东在股东大会中最重要的权力便是投票表决权。程序合法、内容合法的股东大会为股东投票表决权的行使供给客观的外部条件，股东本身身份或托付代理人身份的合法有用为其投票表决权的行使供给内部确保。此二者均可经过公证员的介入和检查得以完成。
股东大会公证之程序
（一）公证员介入股东大会的时刻
笔者以为公证员介入股东大会的最佳时刻是股东大会的预备期间。若公司董事会抉择在举办股东大会时延聘公证员参与，董事会即应在发布举办股东大会告诉后，股东挂号承认股权之前请求公证。这样公证员能够具有相对充沛的时刻检查有关资料。
公证安排在受理请求后，首先要检查股东大会的举办是否具有合法性。股东大会分为年度股东大会和暂时股东大会。年度股东大会每年1次，应于上一个会计年度完毕后的6个月内举办。暂时股东大会可由董事会抉择举办或由独自或许兼并持有公司有表决权数10% 以上的股东或监事会提议举办，当呈现特别景象时，公司有必要举办暂时股东大会2.公司举办股东大会，董事会应当在会议举办30日曾经以布告的办法告诉各股东。公证员要检查董事会是否依照《公司法》和证监会的有关规定发布布告，布告内容是否齐备3.依据布告的股权挂号日，公证员现场监督，检查前来挂号股权的人是否具有合法有用的股东身份、代理人是否具有相应的代理权4.然后为今后表决票的合法有用性奠定根底。之后，董事会对合法有用的股东和代理人宣布正式的会议告诉。股东和代理人凭会议告诉收取表决票。上述事宜有必要在董事会宣布会议告诉之前做好，因而，公证员最好在董事会发布举办股东大会告诉后、股东挂号承认股权之前介入到股东大会的预备工作中来。