员工档案管理的法律规定是怎样
来源：听讼网整理 2018-09-29 15:53
职工在被选取的时分的人事档案，一般是在由专门的部分进行处理。职工的人事材料由职工地点部分担任搜集，并填写人事处理档案材料移送清单移送人力资源部。下面就由听讼网小编为咱们收拾相应的材料，期望对咱们有所协助。
职工人事档案处理规则
第一章 总 则
第一条 为加强和标准职工档案处理，依据《中华人民共和国档案法》和劳作部发《企业职工档案处理作业规则》，结合公司作业实践，特制定本方法。
第二条 职工档案树立规模 凡被公司招聘并选用的人员，均应一起具有个人社会档案和公司职工内部档案包含电子档案、文本档案各一套。 第二章 职工档案品种及运用
第三条 个人社会档案：本公司职工的个人社会档案准则上要求均在西安市各人才中心保管，并随职作业业联系予以转接。
第四条 职工内部档案：公司职工内部档案作为个人社会档案的弥补，统一在公司存档由行政人事部处理，以便利行政人事部作业需求，并按年度视情移送归存到个人社会档案。
第五条 公司职工内部档案搜集的内容：
1、《职工应聘挂号表》、《职工入职挂号表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及作业资格证书复印件。以及其他有关职作业业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2、《劳作合同》、《职工转正请求表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险搬运交纳证明、年度绩效查核表、工伤事故处理记载、退休、免除劳作合同证明书及其他相关离任手续文件等材料
3、《训练合同》、训练结业证书、奖惩文件或记载等其他材料。
4、参与中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料以及其他可供组织参阅的材料。
第三章 职工档案搜集程序和归档标准
第六条 搜集方法：
1、个人社会档案：个人社会档案保管在西安市各人才交流中心的公司的职工，提出归档请求，由行政人事部统一贯请求人档案地点人才交流中心移送职工内部档案信息，以构成职工社会档案的有用堆集。移送社会档案的材料须加盖公章，并在公司职工内部档案中留存备检。
2、职工内部档案：公司新入职职工一概由行政人事部担任构成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类材料，在职能部分内构成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。
第七条 归档标准：
1、归档材料有必要是处理结束的正式材料。材料应完好、完全、 实在，文字清楚，目标清晰，有承办单位盖章或个人签字、有构成时刻的日期。
2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部分专用章后方可入档。
第四章 职工档案的借阅
第八条 职工档案除总司理和副总司理、行政人事部司理及主管人事的主管外，其他人员不得私行查阅。如确因作业需求查阅和借用公司职工档案，须填写《档案查阅批阅表》，报公司领导批阅。
第九条 有关国家机关及相关单位人员若需查阅职工档案，应持单位介绍信和自己作业证并填写《档案查阅批阅表》，由公司领导签字批阅后方予查阅。
第十条 职工档案准则不予外借，如有必要借出使用时，须严厉实行挂号批阅手续。
第十一条 查阅档案者有必要严厉遵守保密准则和阅档规则，禁止在档案卷宗中涂抹、圈划或抽取调换档案材料，不得走漏或私行分散档案内容，违者按有关规则追查当事人责任。 第五章 档案的转接
第十二条 职工社会档案的转接由自己依照相关组织的规则自行处理，准则要求社会档案随劳作联系同时搬运
第十三条 职工调集或离任，其内部档案内需求移存至社会档案的材料由行政人事部担任移存。 第六章 职工档案的存档期限及毁掉要求
第十四条 关于正常离任且离任手续完备的职工内部档案，在公司保存5年(一般职工)—10年(中高层处理人员)后酌情毁掉。
第十五条 对非正常离任或离任手续不完全的职工内部档案，准则上永久留存，未经公司领导同意不得毁掉。
第十六条 职工档案编号处理，档案编号为八位数且具有唯一性，其间档案编号前四位数字为入职职工序号，包含前两位公司部分编号和后两位职工编号。档案编号后四位数字表明职工入职的年份和月份。职工档案编号与职工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与职工信息有关的物品坚持一致性，以便检索。
第十七条 职工档案的毁掉由行政人事部分担任，在处理档案毁掉批阅手续后依照国家相关规则组织专人到专业毁掉场所进行毁掉。未经判定和未经同意，任何人不得私行毁掉职工档案。对成心损坏或私行毁掉者，应视情节给予惩办。 第七章 职工档案处理人员的责任
1、毋忝厥职，严厉履行档案法规及企业相关准则，保护职工档案的实在性。
2、依照归档规模仔细搜集、辨别和收拾职工档案材料，并按规则处理日常的查阅、借用和转递。
3、做好职工档案的保管、保密和保护作业，保证职工档案的完好与安全。
4、做好职工档案作业的基础建设，促进职工档案处理作业的标准化和科学化。
第十八条 本方法自印发之日起履行。
职工人事档案处理准则
一、意图
为了对人事档案进行妥善保管，能有用地保守机密。保护人事档案材料完好，避免材料损坏，标准人事档案的处理，特制定本准则。
二、规模
本准则适用于对公司人事档案的履行处理。
三、责任
3.1 人力资源部人事处理课担任人事档案的树立、归档、保存、定时查看核对、转递、保密、计算等作业。
3.2 人事档案处理：集团公司人事处理课(宁波区域)担任本区域一切分公司、直属部分的人事档案处理作业。外地分公司的职工人事档案处理由当地人事处理部分担任处理作业。
3.3 集团公司人力资源部为本准则的归口部分，担任辅导监督各部分、分公司的人事档案处理作业、担任本准则的编制及履行履行作业。
3.4 集团公司企业委员会担任本准则的审议及授权主管人签核,总裁担任本准则的同意履行。
四、人事档案处理的内容
4.1 职工人事档案归档及处理:新职工入职时将《职工应聘请求表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技能认证证书)复印件提交人事处理课，人事处理课依据《职工应聘请求表》树立职工人事档案(内容包含：该职工的应聘、选用、劳作合同、查核、薪资、福利、奖惩、训练等相关材料)并及时归档。归档的流程为首要对新的职工人事档案材料进行辨别，其次按新职工的地点部分以及职务、性别等进行分类并承认其归档的具体位置而且在目录上补登新职工人事档案材料的称号及有关内容，最终将新职工的人事档案材料归档。
4.1.1树立两级档案处理准则:一级职工人事档案为职工入司随转的人事档案材料。二级档案为职工入司今后的任职状况、训练状况、薪酬调整状况、学历及职称改变状况、历年查核状况及职工基本状况复印件备检材料等。
4.1.2职工人事档案自职工到岗之日树立，每人一份，按部分、职务归类。职工停止/免除劳作联系时，应将该职工人事档案的材料归入公司离任职工人事档案类。
4.1.3职工合法停止/免除劳作合一起，由各相关部分担任人在《职工离任通知单》上签字，承认无遗留问题;职工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该职工人事档案，连同开具的《档案材料搬运单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《职工入职试工转正解雇作业处理准则》。
4.2 查看核对：人力资源部人事处理课档案处理员要定时(每月25日)对职工的人事档案进行查看核对并在《职工人事档案计算表》上签字，保证职工的人事档案的完好、安全。可是下列状况下，也要进行查看核对：突发事件后，如被盗、丢掉、或水灾火灾之后;对有些档案发作疑问之后，如不能承认某份材料是否丢掉;发现某些丢失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等;查看结束后有必要在《职工人事档案计算表》上承认签字。
4.3 转递(职工异动)：档案转递进程如下，人事处理课档案处理员取出要转走的职工人事档案并在档案帐册上刊出该职工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递进程中应遵从保密准则而且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密准则：由人事处理课档案处理员担任人事档案处理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事处理课对承受职工原单位转递而来的知道档案材料内容，一概不得加以删去或毁掉，而且有必要严厉保密，不得私行向外分散。
4.5 计算：人事处理课每月25日须对职工人事档案的数量、人事档案材料搜集弥补状况、档案收拾状况、档案保管状况、使用状况进行计算并填写《职工人事档案计算表》。
4.5.1人事档案计算分类：经历及相关证件材料、判定及查核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参阅材料。
4.5.2 人事档案计算信息要及时更新,人力资源部依据人员活动状况每月25日有必要将相关人事档案的计算状况更新并填写《职工人事档案计算表》，提报人力资源部总监审阅。
五、职工人事档案处理，应严厉履行国家和公司有关规则。查阅职工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)同意，并处理挂号手续。档案处理人员和查阅者不得私自增删、涂抹、走漏档案材料内容。
六、相关支撑文件及记载
职工应聘请求表
转递人事档案通知单
职工离任通知单
职工人事档案计算表
以上便是听讼网小编为咱们收拾的材料。综上所述，咱们能够了解到人事处理档案应在职工上任一周内，由地点部分担任将职工上任后构成的人事材料搜集完好，待职工经试用期查核经过，正式选用时将其人事材料移送人力资源部。如还有其他疑问，欢迎在线咨询。
职工人事档案处理规则
第一章 总 则
第一条 为加强和标准职工档案处理，依据《中华人民共和国档案法》和劳作部发《企业职工档案处理作业规则》，结合公司作业实践，特制定本方法。
第二条 职工档案树立规模 凡被公司招聘并选用的人员，均应一起具有个人社会档案和公司职工内部档案包含电子档案、文本档案各一套。 第二章 职工档案品种及运用
第三条 个人社会档案：本公司职工的个人社会档案准则上要求均在西安市各人才中心保管，并随职作业业联系予以转接。
第四条 职工内部档案：公司职工内部档案作为个人社会档案的弥补，统一在公司存档由行政人事部处理，以便利行政人事部作业需求，并按年度视情移送归存到个人社会档案。
第五条 公司职工内部档案搜集的内容：
1、《职工应聘挂号表》、《职工入职挂号表》、身份证及户口本(或暂住证)复印件、最高学历证书和职称证书及作业资格证书复印件。以及其他有关职作业业、技能信息的相关证书、文件复印件。
2、《劳作合同》、《职工转正请求表》、职务任免文件、公司内部调令、社会保险搬运交纳证明、年度绩效查核表、工伤事故处理记载、退休、免除劳作合同证明书及其他相关离任手续文件等材料
3、《训练合同》、训练结业证书、奖惩文件或记载等其他材料。
4、参与中国共-产-党、共青团及民-主党派的材料以及其他可供组织参阅的材料。
第三章 职工档案搜集程序和归档标准
第六条 搜集方法：
1、个人社会档案：个人社会档案保管在西安市各人才交流中心的公司的职工，提出归档请求，由行政人事部统一贯请求人档案地点人才交流中心移送职工内部档案信息，以构成职工社会档案的有用堆集。移送社会档案的材料须加盖公章，并在公司职工内部档案中留存备检。
2、职工内部档案：公司新入职职工一概由行政人事部担任构成公司内部档案。凡本文所列应归档的各类材料，在职能部分内构成材料后的一周内按要求将材料送交行政人事部归档。
第七条 归档标准：
1、归档材料有必要是处理结束的正式材料。材料应完好、完全、 实在，文字清楚，目标清晰，有承办单位盖章或个人签字、有构成时刻的日期。
2、一般要求用原件存档。如用复印件存档的，须加盖行政人事部分专用章后方可入档。
第四章 职工档案的借阅
第八条 职工档案除总司理和副总司理、行政人事部司理及主管人事的主管外，其他人员不得私行查阅。如确因作业需求查阅和借用公司职工档案，须填写《档案查阅批阅表》，报公司领导批阅。
第九条 有关国家机关及相关单位人员若需查阅职工档案，应持单位介绍信和自己作业证并填写《档案查阅批阅表》，由公司领导签字批阅后方予查阅。
第十条 职工档案准则不予外借，如有必要借出使用时，须严厉实行挂号批阅手续。
第十一条 查阅档案者有必要严厉遵守保密准则和阅档规则，禁止在档案卷宗中涂抹、圈划或抽取调换档案材料，不得走漏或私行分散档案内容，违者按有关规则追查当事人责任。 第五章 档案的转接
第十二条 职工社会档案的转接由自己依照相关组织的规则自行处理，准则要求社会档案随劳作联系同时搬运
第十三条 职工调集或离任，其内部档案内需求移存至社会档案的材料由行政人事部担任移存。 第六章 职工档案的存档期限及毁掉要求
第十四条 关于正常离任且离任手续完备的职工内部档案，在公司保存5年(一般职工)—10年(中高层处理人员)后酌情毁掉。
第十五条 对非正常离任或离任手续不完全的职工内部档案，准则上永久留存，未经公司领导同意不得毁掉。
第十六条 职工档案编号处理，档案编号为八位数且具有唯一性，其间档案编号前四位数字为入职职工序号，包含前两位公司部分编号和后两位职工编号。档案编号后四位数字表明职工入职的年份和月份。职工档案编号与职工工卡、餐卡、考勤卡以及未来公司增设的各项与职工信息有关的物品坚持一致性，以便检索。
第十七条 职工档案的毁掉由行政人事部分担任，在处理档案毁掉批阅手续后依照国家相关规则组织专人到专业毁掉场所进行毁掉。未经判定和未经同意，任何人不得私行毁掉职工档案。对成心损坏或私行毁掉者，应视情节给予惩办。 第七章 职工档案处理人员的责任
1、毋忝厥职，严厉履行档案法规及企业相关准则，保护职工档案的实在性。
2、依照归档规模仔细搜集、辨别和收拾职工档案材料，并按规则处理日常的查阅、借用和转递。
3、做好职工档案的保管、保密和保护作业，保证职工档案的完好与安全。
4、做好职工档案作业的基础建设，促进职工档案处理作业的标准化和科学化。
第十八条 本方法自印发之日起履行。
职工人事档案处理准则
一、意图
为了对人事档案进行妥善保管，能有用地保守机密。保护人事档案材料完好，避免材料损坏，标准人事档案的处理，特制定本准则。
二、规模
本准则适用于对公司人事档案的履行处理。
三、责任
3.1 人力资源部人事处理课担任人事档案的树立、归档、保存、定时查看核对、转递、保密、计算等作业。
3.2 人事档案处理：集团公司人事处理课(宁波区域)担任本区域一切分公司、直属部分的人事档案处理作业。外地分公司的职工人事档案处理由当地人事处理部分担任处理作业。
3.3 集团公司人力资源部为本准则的归口部分，担任辅导监督各部分、分公司的人事档案处理作业、担任本准则的编制及履行履行作业。
3.4 集团公司企业委员会担任本准则的审议及授权主管人签核,总裁担任本准则的同意履行。
四、人事档案处理的内容
4.1 职工人事档案归档及处理:新职工入职时将《职工应聘请求表》及相关证件(毕业证书、身份证、各类技能认证证书)复印件提交人事处理课，人事处理课依据《职工应聘请求表》树立职工人事档案(内容包含：该职工的应聘、选用、劳作合同、查核、薪资、福利、奖惩、训练等相关材料)并及时归档。归档的流程为首要对新的职工人事档案材料进行辨别，其次按新职工的地点部分以及职务、性别等进行分类并承认其归档的具体位置而且在目录上补登新职工人事档案材料的称号及有关内容，最终将新职工的人事档案材料归档。
4.1.1树立两级档案处理准则:一级职工人事档案为职工入司随转的人事档案材料。二级档案为职工入司今后的任职状况、训练状况、薪酬调整状况、学历及职称改变状况、历年查核状况及职工基本状况复印件备检材料等。
4.1.2职工人事档案自职工到岗之日树立，每人一份，按部分、职务归类。职工停止/免除劳作联系时，应将该职工人事档案的材料归入公司离任职工人事档案类。
4.1.3职工合法停止/免除劳作合一起，由各相关部分担任人在《职工离任通知单》上签字，承认无遗留问题;职工相关档案调入单位时，人力资源部核对档案材料，密封该职工人事档案，连同开具的《档案材料搬运单》及其它有关材料，转至调入单位并归档。相关手续《职工入职试工转正解雇作业处理准则》。
4.2 查看核对：人力资源部人事处理课档案处理员要定时(每月25日)对职工的人事档案进行查看核对并在《职工人事档案计算表》上签字，保证职工的人事档案的完好、安全。可是下列状况下，也要进行查看核对：突发事件后，如被盗、丢掉、或水灾火灾之后;对有些档案发作疑问之后，如不能承认某份材料是否丢掉;发现某些丢失之后，如发现材料变酶、发现虫蛀等;查看结束后有必要在《职工人事档案计算表》上承认签字。
4.3 转递(职工异动)：档案转递进程如下，人事处理课档案处理员取出要转走的职工人事档案并在档案帐册上刊出该职工的人事档案并填写《转递人事档案通知单》，按发文要求包装、密封。在转递进程中应遵从保密准则而且要求收档单位在回执上签字盖章。
4.4 保密准则：由人事处理课档案处理员担任人事档案处理。不得将人事档案材料带到公共场合。公司人事处理课对承受职工原单位转递而来的知道档案材料内容，一概不得加以删去或毁掉，而且有必要严厉保密，不得私行向外分散。
4.5 计算：人事处理课每月25日须对职工人事档案的数量、人事档案材料搜集弥补状况、档案收拾状况、档案保管状况、使用状况进行计算并填写《职工人事档案计算表》。
4.5.1人事档案计算分类：经历及相关证件材料、判定及查核材料、评聘及奖惩材料、其他可供公司参阅材料。
4.5.2 人事档案计算信息要及时更新,人力资源部依据人员活动状况每月25日有必要将相关人事档案的计算状况更新并填写《职工人事档案计算表》，提报人力资源部总监审阅。
五、职工人事档案处理，应严厉履行国家和公司有关规则。查阅职工人事档案应经人力资源部总监(或总裁)同意，并处理挂号手续。档案处理人员和查阅者不得私自增删、涂抹、走漏档案材料内容。
六、相关支撑文件及记载
职工应聘请求表
转递人事档案通知单
职工离任通知单
职工人事档案计算表
以上便是听讼网小编为咱们收拾的材料。综上所述，咱们能够了解到人事处理档案应在职工上任一周内，由地点部分担任将职工上任后构成的人事材料搜集完好，待职工经试用期查核经过，正式选用时将其人事材料移送人力资源部。如还有其他疑问，欢迎在线咨询。