企业文件管理制度

企业文件处理准则
一、总则
第一条为削减发文数量，进步办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项作业中的指导作用，依据中心关于文书处理的有关规则，结合我厂的实际状况，特制定本准则。
第二条文件处理内容首要包含：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本厂上报下发的各种文件、资料。
第三条依照党政分工的准则，全厂各类文件别离由党委办公室和厂部办(以下简称两办)归口处理。
二、收文的处理
第四条公函的签收
1.凡来厂公启文件(除厂领导订启的外)均由厂收发员挂号签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件在外)后别离交两办机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需留意查看封口和邮戳。对开口和邮票撕毁信件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应回绝签收。
2.对上级机要部分发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，假如其间一项不对口，应立即陈述上级机要部分，并挂号过失文件的文号。
第五条公函的编号保管
1.两办机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类挂号编号、保管。须由工厂承办或归档的厂领导亲启文件，厂领导启封后，也应别离交两办处理正常手续。
2.本厂外出人员开会带回的文件及资料应及时别离送交两办机要秘书进行挂号编号保管，不得个人保存。
第六条公函的阅批与分转
1.凡正式文件均需别离由两办主任(或副主任)依据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部分阅办，重要文件应呈送厂领导(或分担领导)亲身阅批后分送承办部分阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧迫文件要即阅即办。
2.一般函、电、单据等，别离由两办机要秘书直接分转处理。如触及几个单位会办的文件，应同主办单位联络后再分转处理。
3.为加快文件作业，机要秘书应在当天或第二天将文件送到厂领导和承办部分，如关系到两个以上事务部分，应按指示次第顺次传阅，最迟不得超越两天(特殊状况破例)。
第七条文件的传阅与催办。
1.传阅文件应严厉遵守传阅规模和保密规则，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对没有传达的文件不得向外走漏内容。
2.阅览文件应抓住时刻，当天阅完后应鄙人班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超越两天，阅后应签名以示担任。如有领导“指示”、“拟办定见”两办应责成有关部分和人员按文件所提要求和领导指示处理有关事宜。
3.阅文时不得抄写全文，不得恣意取走文件夹内任何文件及附件，如确系作业需求，要处理借阅手续，以避免丢掉泄密。
4.文件阅完后，应送交两办机要秘书，切忌横传。
5.两办机要秘书对文件负有催办查看督促的职责，承办部分接到文件、函电应立即指定专人处理。不得将文件压放涣散，如需备检，应依照有关保密规则，并征得两办赞同后，予以复印或摘录，原件应及时归档周转。
6.依照阅文规模，离、退休干部，一般由有关部分定时安排学习有关文件，或由两办机要室告诉到机要室阅文。
三、发文的处理
第八条发文的规则
1.全厂上报下发正式文件的权利别离会集党委和厂部，各群众团体和部分一概不得自行向上、向下发送正式文件。
2.各群众团体、部分需求向上反映陈述重要状况或向下安排安置重要作业要求发文应别离向党委、厂部提动身文请求，并将文件草稿别离交两办审阅。党委、厂部赞同发文，则两办别离按党、政安排设置与事务分工一致归口以党×字、厂×字发文。群众团体文件由党委批转。
3.对全厂影响较大，触及两个以上厂领导分担规模的文件，须由党委书记或厂长赞同签发。其他文件均由分担厂领导赞同签发。第九条发文的规模：
1.凡是以党委、厂部名义宣布的文件、布告、抉择、抉择、请示、陈述、编写的会议纪要和会议简报，均属发文规模。
2.党委、厂部下发文件首要用于：
(1)发布全厂规章准则；
(2)转发上级文件或依据上级文件精力制定的工厂文件；
(3)发布工厂体系安排变化或干部任免事项；
(4)发布全厂性的严峻出产、技能、经营处理、政治作业、日子福利等作业的抉择；
(5)发布有关奖惩抉择和通报；
(6)其他有关全厂的严峻事项。
3.党委、厂部上行文、外发文首要用于：
(1)对上级机关呈报作业方案、请示陈述、处理抉择；
(2)同兄弟单位联络有关工厂严峻出产、技能、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营处理、党群作业等事宜。
4.在工厂日常出产、技能、经营处理、党群作业中，有关图纸、技能文件、工艺修正、批阅作业、安排布置、传达上级指示等事项，应按有关准则处理，经分担厂领导赞同后，由主管事务科室书面或口头告诉实行，一般不必厂部文件发布。
5.凡各事务科室如开专题会议所作的抉择，一般都不应发文，不备检考，能够科室名义用《作业简讯》发会议纪要。
6.各事务科室与外单位发作的一般事务联络，可用各科室的名义对外发函(应各自编号备检)不必厂部名义发文。
四、发文程序与要求
第十条发文程序规则：
1.各单位需求发文，应事前别离向党委、厂部提出请求；
2.党委、厂部赞同发文时，主办单位应以党的方针、方针和国家法则，上级指示或作业实际需求草拟文件初稿；
3.草拟文稿有必要从全厂视点动身，做到状况的确、观点鲜明、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确、书写整齐。禁止运用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写；
4.文稿拟就后，拟搞人应填附发文稿纸主页，具体写明文件标题、发送规模、印刷份数、写稿单位与写稿人，并签名、盖章、标定日期和密级；
5.两办应依据党委、厂部的要求和上级有关指示精力，有关文件规则，对文稿进行查看和修正。对涂抹不清、文字讹夺严峻、内容不当、格局不符的文稿应退回写稿单位从头写稿；
6.经两办查看修正后的文稿，送部分主管领导核稿(对文稿内容、质量担任)；
7.对审阅时修正较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟搞部分从头书写清楚；
8.需经会签的文稿，应在交给打印前送会签部分会签；
9.文稿审阅会签后，按赞同权限的规则别离呈送党委、厂部领导审定赞同签发；
10.经领导赞同签发后的文稿交两办机要秘书一致编号送打字室打印；
11.文件打印清样，应由写稿人校正，校正人员应在发文稿上签名；
12.文件打字后，由两办派专人按数印刷，再由两办机要秘书分发并查看执行状况，对印刷质量欠好的文件，机要秘书应回绝盖印分发。
五、文件的借阅和清退
第十一条各部分有关作业人员因作业需求借阅一般文件，需经本部分担任人签写条子，对有密级的文件须两办主任赞同后方可借阅。
第十二条借阅文件应严厉实行借阅挂号手续，就地阅看，准时偿还。任何人不得将文件带走或全文抄写，不允许拆卷和在文件上勾划等。
第十三条两办机要秘书对承办的公函应抓住催办，应定时对作业现已办好的本厂文件和上级要求期限清退的文件，进行收缴清退作业(一般为月底一小清，季末一中清、年终一总清)。如发现文件丢掉，有必要及时查明原因和职责者，并照实向领导陈述。
第十四条各部分应指定一位职责心强的同志担任文件收交、保管、保密、催办查看作业。
六、文件的立卷与归档
第十五条文件的归档规模：
1.凡下列文件一致别离由两办担任归档：
(1)上级机关来文，包含上级对工厂陈述、请求的批复；(2)党委、厂部宣布的陈述、指示、抉择、抉择、通报、纪要、重要告诉、作业总结、领导讲话和出产经营作业的各类方案计算、季度、年度报表等；
(3)厂党委会、厂长办公室、厂务会、工厂处理委员会、中层干部会以及各种专业例会记载；
(4)厂党代会、职代工、工会会员代表大会、团代会等厂一级的党群安排举行的代表大会所构成的陈述、总结、抉择、讲话、简报、会议记载等；
(5)有保存价值的公民来信、来访记载及处理结果；
(6)参与上级举行的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上陈述讲话资料等；
(7)上级机关领导同志来厂查看视察作业的陈述、指示记载，以及本厂向上级进行陈述的提纲和资料；
(8)反映本厂出产、经营活动、先进人物业绩及厂领导作业等的音、像摄制品；
(9)工厂日志和大事记；
(10)工厂向上级请示批复的文件及上报的有关资料。
2.事务科室，各群众团体日常作业中构成的活动资料，由各事务科室、群众团体担任立卷归档。
第十六条立卷要求
1.文件立卷应依照内容、称号、作者、时刻次序，分门别类地进行收拾归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、草稿、主件、附件搜集完全，坚持文件、资料的完整性。
3.要坚持平常立卷与年终立卷归档相结合的准则。重要作业、重要会议构成的文件资料，要及时立卷归档。
4.上年度构成的文件资料，要求鄙人年度5月份曾经收拾完。6月份正式向档案馆(室)移送，清单一式两份(接交单位各留存一份备检)。
七、文件的毁掉
第十七条关于剩余、重复、过期和无保存价值的文件，两办机要室应定时整理造册，并按上级有关规则，处理请求毁掉手续。
第十八条经审阅赞同毁掉的文件，应派专车别离由两办机要秘书和正副主任护卫到上级机关指定的纸厂监督毁掉。